САМЫЕ КРАСИВЫЕ СВАДЬБЫ
В УФЕ

Нанимать свадебного организатора или вы справитесь самостоятельно? После прочтения этой статьи вы четко ответите на него, а также узнаете, что входит в услуги специалиста, на моем примере.

Кто такой свадебный организатор и в чем заключается его работа?

Если коротко, это человек, который от и до помогает паре с подготовкой праздника. Помощник, который ищет площадку, подбирает подрядчиков, дает советы по меню и закупке продуктов. Он следит за таймингом, взаимодействует с гостями, решает форс-мажоры и координирует работу артистов.

1.      У вас нет времени или желания разбираться в нюансах подготовки.
2.      До дня торжества осталось два месяца, а вы не знаете, с чего начать, запутались в потоке информации, и у вас нет помощников.
3.      Вы живете за границей и не можете мотаться туда-сюда.

В этих случаях проще нанять ивентора и спать спокойно. Он и смету грамотно составит, и каждый этап возьмет под контроль.

Мы разобрали, чем занимается ивент-менеджер. Выяснили, что его услуги – это экономия не только времени, но и бюджета. Привели случаи, когда без профессионала будет туго. Решайте: потянете вы организацию своими силами или разумнее обратиться за помощью к специалисту.

Чем отличается организатор свадьбы от координатора?

Первый берет на себя всю организацию торжества: от проработки концепции до ее реализации. Подбор подрядчиков и агентств и заключение договоров с ними, выбор места проведения, расчет меню и количества напитков, проработка тайминга мероприятия, встреча гостей, координация работы персонала и команды, сдача площадки – все это входит в его услуги.

Если вы хотите минимально касаться подготовки, одна только мысль о предстоящих хлопотах уже утомляет, то вам необходим такой специалист. Он станет дирижером вашего свадебного оркестра и не даст хаосу испортить знаменательный день.

Второй выходит на сцену за 1–2 недели до события. Он знакомится с подрядчиками, расписывает по часам занятость каждого, составляет тайминг и контролирует работу всех участников на самом мероприятии. Его задача – чтобы все прошло по плану и без задержек. Координатор не участвует во всех предшествующих этапах и не несет ответственности, если, к примеру, фотограф уже год не отдает снимки.

Если вам посильно самостоятельно решить все вопросы, у вас вагон времени, толпа помощников или сильно ограничен бюджет, наймите координатора. Так вы выдохнете и в полной мере насладитесь вечером.

Почему ведущий не равно организатор или координатор?

Хочу уберечь вас от ошибки, которую допускают некоторые новобрачные.

Встречаются ведущие, которые предлагают и программу составить, и взять на себя организацию праздника. Молодожены рады – расходов меньше. Но невозможно одновременно развлекать гостей и разбираться с организационными вопросами. Если в разгар банкета что-то пойдёт не так, вам же придется суетиться, т.к. ведущий будет занят своими прямыми обязанностями.

Ведущий – это человек, который отвечает за настроение праздника, пишет сценарий, продумывает конкурсы. Не смешивайте обязанности специалистов – пусть каждый выполняет свою работу.

Теперь вы знаете, кто нужен конкретно в вашем случае. Напомню, что у вас есть четыре варианта сотрудничества со мной: консультация, частичное или полное сопровождение и свадьба под ключ.

В этой статье мы поговорим о тех моментах, которые стоит прояснить со свадебным организатором на первой встрече. Это убережет вас от неожиданных сюрпризов в процессе сотрудничества. Какие-то пункты подойдут и для других свадебных распорядителей.

1.      Что входит в перечень ваших услуг?

Обязанности свадебного организатора плюс-минус одинаковые. Но не лишним будет уточнить конкретно, в чем заключается работа претендента, где его зона ответственности, на каких этапах потребуется ваше участие.

2.      Получится ли уложиться в наш бюджет?

Когда сумма на свадьбу ограниченна, сразу предупредите об этом. Я в таких случаях честно отвечаю, получится реализовать все задумки молодоженов или нет, где мы можем сэкономить, а что стоит пересмотреть.

3.       У вас фиксированная оплата или процент от общего бюджета?

Здесь же важно уточнить: нужна ли предоплата, когда необходимо внести остаток суммы, есть ли комиссия.

4.      В день торжества мы будем единственными клиентами?

Положительный ответ даст уверенность, что специалист будет всецело занят только вашим праздником, нигде не будет заминки или путаницы. Свадебный распорядитель может параллельно вести подготовку у нескольких заказчиков, но в день свадьбы он должен быть сосредоточен на вас. Например, у меня правило: на неделе только одно мероприятие.

1.      Составляете ли вы договор?

Защищайте ваши интересы на бумаге. Битье по рукам никак не убережет вас от недобросовестных исполнителей и не поможет в случае споров. Читайте внимательно каждое предложение.

Я обязательно подписываю договор с парами, в котором указана моя зона ответственности и обязательства перед молодыми. Никаких мелких шрифтов, непонятных определений – все прозрачно и доступно. Более того, проверяю соглашения с другими подрядчиками, чтобы защитить ваши интересы на бумаге.

2.      Сталкивались ли вы с форс-мажорами на мероприятиях?

Не бывает идеальных торжеств, поверьте, за более чем 12 лет я повидала многое. И это нормально. Главное – оперативно и незаметно для гостей устранить неприятность. И если свадебный менеджер профессионал, ваш вопрос не поставит его в тупик.

3.      Есть ли какие-то сроки выполнения заказа?

Зная временные рамки, вы избежите нервотрепки. Своим клиентам я на первой встрече разъясняю все этапы. Мы утверждаем концепцию, и через три дня моя команда студии декора представляет презентацию с вариантами оформления. Я расписываю, когда поедем на площадку, когда подберу фотографа, видеографа, ведущего. За неделю до события все готово по каждому пункту.

Теперь вы знаете, о чем следует спросить организатора торжества при знакомстве, и легко сможете выбрать лучшего кандидата.

Даже если свадебный бюджет не сильно ограничен, никто не откажется уменьшить расходы. В этой статье читайте актуальные способы, как это сделать.

1.      Заранее бронируйте локацию и event-специалистов

Бронь за 6–12 месяцев убережет от роста цен. Больше времени на подготовку – выше шанс приобрести элементы для декора или аксессуары со скидкой.

2.      Выбирайте место для торжества не только по ценовому сегменту

Если у вас много приезжих гостей, которых нужно где-то разместить, а траты на трансфер получаются существенные, рассмотрите вариант загородного комплекса с собственной кухней. Большую территорию площадки используйте для фотосессии, сборов жениха и невесты – будет меньше беготни с фотографом и видеографом.

1. Подбирайте интерьер банкетного зала так, чтобы он вписался по стилю в концепцию вашей свадьбы. Кардинально преобразить помещение дороже, чем добавить деталей в пространство. Сократить расходы также можно, сделав что-то своими руками. Например, подарки для гостей или карточки для рассадки. Бумажные пригласительные замените на видео.
2. Продумывайте флористику. Используйте сезонные цветы, зелень и листву для оформления – чек выйдет более приятный. Если у вас будет выездная регистрация, задействуйте свадебную арку после церемонии в качестве фотозоны, а цветочные композиции – для украшения столов.
3. Наймите организатора свадьбы Многие считают, что услуги свадебного распорядителя – лишняя трата.

Вот что получите вы, сотрудничая со мной:

• Я разработаю концепцию торжества под ваши средства. Неважно, сколько у вас денег: 500 тыс. руб. или 1 млн, – мы не выйдем за рамки бюджета.

• У меня своя база подрядчиков, студия декора и налажены связи с ресторанными менеджерами. Вы получите бонусы и спецпредложения от исполнителей. При необходимости я подберу специалиста или артистов шоу-программы по качеству не хуже топовых звезд, но за меньший чек.

• Вместе с вами я составлю меню для банкета и рассчитаю количество напитков. Вы не представляете, сколько пары переплачивают только на этом этапе. Ведь всегда думается: еды будет мало, торта на всех не хватит. Обещаю, родные и близкие останутся довольны, а вы не переплатите ни копейки, следуя моим рекомендациям.

Это малая часть того, чем я помогаю молодоженам. На любом этапе я знаю, как выгоднее достичь желаемого результата. Наше сотрудничество – это инвестиция, которая окупится.

В моей практике это частый случай. Живя за границей или в другом городе, жених и невеста не могут лично участвовать в подготовке к свадьбе. Тогда я как свадебный организатор беру все в свои руки.

Общаемся мы онлайн. Связываемся через WhatsApp или Skype и обсуждаем концепцию, бюджет торжества и пожелания пары. После подписания договора я берусь за дело. Сперва выезжаю на подходящие локации для вечера: неважно, в черте города находится место или за его пределами. Сложно по фото в интернете разглядеть площадку, поэтому я тщательно фиксирую детали зала на камеру, снимаю экскурсию по окрестностям и все материалы отправляю заказчикам. Обязательно фотографирую банкетное меню, которое мы в дальнейшем подробно обсуждаем.

Как только молодожены выбрали ресторан или комплекс, я бронирую пространство, чаще на свое имя, и составляю договор. Материальные вопросы решаем двумя способами.

Первый – подрядчики выставляют счета, и клиенты сами оплачивают их.
Второй – суммы перечисляют мне, и уже я вношу предоплату. Каждая операция фиксируется: я собираю чеки, по запросу пересылаю документы по факсу.

Ведущий, фотограф, видеограф и другие свадебные специалисты тоже под моим контролем. Я договариваюсь об условиях, обговариваю график работы, подписываю бумаги. При желании устраиваю видеоконференцию исполнителя и заказчика. Но в основном выбор ограничивается просмотром портфолио и видеопрезентации.

Вопросы оформления также согласовываю с парами. Молодым не о чем беспокоиться: пригласительные, план и карточки для рассадки гостей, декор зала, флористика, фотозона – проработаю каждую мелочь.

Фронт моей работы такой же, как если бы это была стандартная организация свадьбы. Отдача на том же уровне. Отличие лишь в том, что необходимо на расстоянии передать все нюансы торжества, но я легко с этим справляюсь.

Было такое, что новобрачные прилетали за несколько дней, а порой и за 2 часа до праздника. Они впервые вживую видели плоды нашего сотрудничества, и не было ни одного случая, чтобы кто-то разочаровался в моих услугах.

Так что, если у вас впереди свадьба, но сами вы живете далеко от Уфы, обращайтесь. Первичная консультация ни к чему вас не обязывает, но даст понимание, подходит моя кандидатура на роль ивент-менеджера или нет.